Tietosuoja ja omavalvonta
Mielipuhe Oy:n tietosuojaseloste
Tämä asiakirja sisältää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti rekisteröidylle toimitettavat tiedot.
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Rekisterinpitäjä on: Mielipuhe Oy
Y-tunnus: 3339746-2
Turkhaudantie 5, 00700 Helsinki
puh. 040 5360534
www.mielipuhe.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Marjo Valtonen
marjovaltonen@outlook.com
puh. 040 5360534
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste sekä vastaanottoryhmät
Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus on sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (ns. asiakastietolaki, laki 703/2023) edellyttämän potilas- ja asiakasrekisterin ylläpitäminen: EU:n yleinen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c) alakohta (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi). Muiden henkilötietojen osalta käsittelyperuste on asetuksen 6 artiklan 1 b alakohta (käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi).
Potilasrekisteriin kuuluvat mm. potilaan nimi, henkilötunnus, kotiosoite, muut yhteystiedot sekä kaikki hoidon järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettävät, laaditut tai saapuneet asiakirjat taikka tekniset tallenteet, jotka sisältävät asiakkaan terveydentilaa koskevia tai muita henkilökohtaisia tietoja. Näin kerättyjä tietoja käytetään terveydenhuollon palveluiden tuottamiseen ja siihen kiinteästi liittyviin toimintoihin. Asiakkaan yhteystietoja voidaan käyttää lain sallimalla tavalla myös palveluiden markkinointiin. Sähköinen suoramarkkinointi kuluttaja-asiakkaille edellyttää erillistä suostumusta.
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoitus on myös koulutustoiminnan markkinointi ja toteuttaminen. Koulutusasiakkaiden osalta henkilötietorekisteriin kuuluvat mm. asiakkaan nimi, yrityksen nimi, ammatti, sähköpostiosoite ja laskutusosoite. Tiedot kerätään asiakkailta heidän ilmoittautuessaan koulutukseen. Asiakkaan yhteystietoja voidaan käyttää lain sallimalla tavalla myös palveluiden markkinointiin. Sähköinen suoramarkkinointi kuluttaja-asiakkaalle edellyttää erillistä suostumusta ja asiakkaalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ja pyytää tietonsa poistettavaksi rekisteristä.
Rekisterinpitäjä voi käyttää potilastietojen käsittelyssä alihankkijoita, kuten sähköisiä potilastietojärjestelmiä tuottavia yrityksiä sekä kuntoutusta toteuttavia puheterapeutteja. Tällöin alihankkijan kanssa laaditaan EU:n tietosuoja-asetuksen 28 artiklan ja yllä mainitun asiakastietolain edellyttämä sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Potilastiedot ovat lakisääteisen salassapitovelvollisuuden piirissä (asiakastietolaki 4 §, 5 § sekä rikoslain 38 luvun 1 ja 2 §). Potilastietoja ei luovuteta sivullisille ilman lakiin perustuvaa syytä tai asiakkaan nimenomaista ja erikseen saatua suostumusta. Sivullisella tarkoitetaan muita kuin asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvia henkilöitä.
Säännönmukaisesti asiakkaan henkilötietoja luovutetaan edellä mainittujen perusteiden täyttyessä seuraaville tahoille: alihankkijana kuntoutusta toteuttava puheterapeutti (Annamari Levanto, Anni Ruokonen, Kaisa Ijas, Maija Korpelainen tai Mia Satukangas), Diarium-potilastietojärjestelmä, kuntoutuksesta vastaava julkinen terveydenhuollon taho ja Kela.
Henkilötietojen säilytysaika
Potilastietoja säilytetään niin pitkään kuin yllä mainittu asiakastietolaki sekä sen säilytysliite edellyttävät. Pääsääntöisesti potilastietoja säilytetään asetuksen mukaisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta, tai mikäli kuolemasta ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.
Koulutustoiminnassa syntyneitä rekisteritietoja säilytetään enintään 5 vuotta. Rekisterin tarkoitus on palvelujen markkinointi.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus pyytää sinusta kerättyjä tietoja nähtäville sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista, poistamista tai pyytää käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa tietojen käsittelyä. Mikäli kyseessä on sähköisesti tuotettu tieto jonka käsittely perustuu sopimukseen, on sinulla myös oikeus saada sinusta kerätyt automaattisesti käsitellyt tiedot siirretyksi sähköisesti järjestelmästä toiseen.
Siltä osin kuin tietojen säilytys perustuu lakiin, ei rekisteröidyllä ole ehdotonta oikeutta vaatia potilastietoja poistettavaksi tai oikeutta vastustaa tai rajoittaa tietojen lakisääteistä käsittelyä tietosuoja-asetuksen sallimalla tavalla. Hoidon yhteydessä annettavat pakkolliset tiedot on lueteltu yllä viitatun asiakastietolain 27 §:ssä.
Oikeus peruuttaa suostumus
Potilastietojen käsittely ei perustu rekisteröidyn suostumukseen, vaan on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvollisuus. Milloin (muiden kuin lakisääteisten potilas-) tietojen käsittely perustuu suostumukseen, on sinulla rekisteröitynä oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vielä kuitenkaan lopeta henkilötietojen käsittelyä, mikäli käsittelylle on muu tietosuoja-asetuksen 6 artiklassa mainittu tai lainsäädännöllä säädetty peruste.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tehdä tietojesi käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle. Toimivaltainen valvontaviranomainen Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto www.tietosuoja.fi
Henkilötietojen antaminen on palvelun suorittamisen lakisääteinen edellytys
Henkilötietojen (nimi, yhteystiedot, kotipaikka, henkilötunnus, jne.) antaminen on terveydenhuollon palveluiden antamisen edellytys ja perustuu potilaan asemasta ja oikeuksista annettuun lakiin ja asetukseen. Potilastietojen tallentamisesta lakisääteiseen kansalliseen Kanta-arkistoon informoidaan yllä mainitun asiakastietolain edellyttämällä tavalla Kelan Kanta-palveluiden omilla materiaaleilla tai suullisesti. Annettu Kanta-informointi kirjataan aina suoraan Kanta-palveluihin erilleen palveluntuottajan potilasrekisteristä.
Automaattinen päätöksenteko tai profilointi
Rekisterinpitäjän hallinnoimien henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Tietojen käyttötarkoituksen muutoksesta on ilmoitettava asiakkaalle
Jos rekisterinpitäjä aikoo käsitellä henkilötietoja edelleen muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötiedot alun perin kerättiin, on rekisterinpitäjän tietosuoja-asetuksen mukaisesti ilmoitettava rekisteröidylle ennen kyseistä jatkokäsittelyä tästä muusta tarkoituksesta ja annettava kaikki asiaankuuluvat lisätiedot tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Tämän lisäksi on huomioitava, että lakisääteisten potilastietojen käyttötarkoituksen on muutoksen jälkeenkin oltava potilassalaisuutta koskevan lainsäädännön sallimat.
Päivitetty 11.6.2024
Mielipuhe Oy:n omavalvontasuunnitelma
Sosiaali- ja terveydenhuollon valvonnasta annetun lain 27 §:n ja Valviran määräyksen 1/2024 mukainen palveluyksikön omavalvontasuunnitelma
Tällä omavalvontasuunnitelmalla valvotaan alla kerrotun palveluyksikön toimintaa ja palveluyksikössä käytettyjen alihankkijoiden toiminnan laatua ja asianmukaisuutta sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta.
Velvollisuus laatia palveluyksikkökohtainen omavalvontasuunnitelma perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon valvontalain (741/2023) 27 §:n ja sen perusteella laadittuun Valviran määräyksen 1/2024. Mikäli palveluntuottajalla on kaksi tai useampia palveluyksiköitä, on palveluntuottajan laadittava kunkin palveluyksikön lisäksi omavalvontaohjelma. Palveluyksiköllä tarkoitetaan toiminnallisesti ja hallinnollisesti järjestettyä kokonaisuutta, jossa tuotetaan sosiaali- ja terveyspalveluita. Jokaisella palveluyksiköllä on lähtökohtaisesti omat nimetyt vastuuhenkilöt. Tyypillisesti kuntoutusyrityksissä on vain yksi palveluyksikkö, jossa voi kuitenkin olla useita eri palvelupisteitä (toimipisteitä).
Omavalvontasuunnitelman tarkoituksena on keskittyä erityisesti riskien tunnistamiseen ja riskien ennalta ehkäisyyn konkreettisin omavalvontasuunnitelmaan kirjattavin keinoin. Omavalvontasuunnitelma ei ole strateginen asiakirja, vaan käytännön hoito- ja kuntoutustyön apuväline, jota päivitetään tarpeen mukaisesti ja säännöllisesti, vähintään neljän kuukauden välein.
Tämä omavalvontasuunnitelma on laadittu Suomen Kuntoutusyrittäjät ry:n mallipohjan avulla.
Omavalvontasuunnitelma
1. Palveluntuottajaa, palveluyksikköä ja toimintaa koskevat tiedot
1.1 Palveluntuottajan perustiedot:
Yrityksen virallinen nimi: Mielipuhe Oy
y-tunnus: 3339746-2
yhteystiedot: Turkhaudantie 5, 00700 Helsinki, puh. 0405360534,
marjovaltonen@outlook.com
1.2 Palveluyksikkö ja palvelupiste, jota tämä suunnitelma koskee (palveluyksikön perustiedot):
Palveluyksikkö: Mielipuhe Oy:n varsinainen palveluyksikkö
Tähän palveluyksikköön kuuluvat seuraavat palvelupisteet, joissa palvelua annetaan:
• Palvelupiste: Mielipuhe Oy:n puhe- ja psykoterapiapalvelut Helsingin kaupungissa osoitteessa Turkhaudantie 5, 00700 Helsinki, josta suoritetaan myös kotikäyntejä seuraavien kuntien alueelle: Helsinki, Vantaa, Sipoo.
Yrityksen käyttämät alihankkijat, jotka kuuluvat tämän omavalvontasuunnitelman piiriin:
Annamari Levanto
y-tunnus: 3330313-9
Keltamotie 6, 01300 Vantaa
Anni Ruokonen
y-tunnus: 3330310-4
Keltamotie 6, 01300 Vantaa
Puheterapeutti Mia Satukangas
y-tunnus: 3329430-8
Lintukaari 36, 01150 Söderkulla
Puheterapia Maija Korpelainen
y-tunnus: 3218595-1
osoite: Maitorpankulma 7 K 27, 01700 Vantaa
Puheterapia Puhelijas
y-tunnus: 3007235-5
osoite: Kivalterintie 21 D 40, 00620 Helsinki
Palvelut ja niiden vastuuhenkilöt, jotka tämä suunnitelma käsittää:
Puheterapia, vastuuhenkilö Marjo Valtonen
Psykoterapia, vastuuhenkilö Marjo Valtonen
1.3 Palvelut, toiminta-ajatus ja toimintaperiaatteet
Mielipuhe Oy tarjoaa puhe- ja psykoterapiapalveluja palvelupisteen sijaintikunnan alueella ja lähialueilla vastaanotto- ja kotikäynteinä. Palveluja tarjotaan myös soveltuvin osin etäpalveluina, kuten etäkuntoutuksena.
Palveluja tuotetaan myös palvelupisteen toiminta-alueen hyvinvointialueille ja Helsingin kaupungille.
Vuositasolla arvioidut asiakas- ja potilasmäärät ja -ryhmät, joille palvelua tuotetaan:
asiakkaita n. 90 hlöä, joista suurin osa puheterapian lapsiasiakkaita. Psykoterapia-asiakkaat ovat nuoria aikuisia tai aikuisia.
Palveluja tuotetaan myös ostopalveluna HUS-kuntayhtymälle.
Palveluja tuotetaan sopimuksen perusteella suoraan itsemaksaville asiakkaille.
Puheterapiapalveluja hankitaan alihankintana seuraavilta palveluntuottajilta:
Annamari Levanto, Anni Ruokonen, Puheterapeutti Mia Satukangas, Puheterapia Maija Korpelainen ja Puheterapia Puhelijas.
2. Asiakas- ja potilasturvallisuus
2.1 Palveluiden laadulliset edellytykset
Kuvaus toimenpiteistä, joilla palveluyksikkö huolehtii tämän suunnitelman toteutumisesta
• Toiminnan vastuuhenkilö on henkilöstön tavoitettavissa ongelmatilanteita varten normaalina työaikana.
• Vastuuhenkilö seuraa kysymällä yrityksen alihankkijoiden terapiasuunnitelmien toteutumisesta sekä mahdollisista haasteista tai vaaratilanteista terapiasuunnitelmien toteutumisessa. Alihankkijoille kerrotaan, mistä tukea terapiatyöhön voi saada.
• Alihankkijat perehdytetään yrityksen toimintatapoihin. Alihankkijat huolehtivat täydennyskoulutuksestaan itsenäisesti. Lisäkoulutustiedot päivitetään säännöllisesti yrityksen nettisivuille.
• Asiakkaille sovitaan vastuuterapeutit.
2.2. Vastuu palvelujen laadusta
• Yrityksellä on kohdassa 1.2 kuvattu terveyspalveluista vastaava henkilö.
• Vastuuhenkilö on kiinteästi mukana palveluyksikön päivittäisessä toiminnassa.
2.3. Asiakkaan ja potilaan asema ja oikeudet
Asiakkaan oikeus hyvään kohteluun ja hoitoon
Jokaisella on oikeus tulla kohdelluksi ja kohdatuksi aina asianmukaisesti asiakkaiden taustasta tai vammasta riippumatta. Jokaisella on oikeus laadultaan hyvään terveyden-ja sairaanhoitoon. Jokaisen hoito on järjestettävä ja häntä on kohdeltava siten, ettei hänen ihmisarvoaan loukata sekä siten, että hänen vakaumustaan ja hänen yksityisyyttään kunnioitetaan. Potilaan äidinkieli, hänen yksilölliset tarpeensa ja kulttuurinsa on mahdollisuuksien mukaan otettava hänen hoidossaan ja kohtelussaan huomioon. Näistä oikeuksista säädetään tarkemmin laissa potilaan asemasta ja oikeuksista (potilaslaki, 785/1992).
Potilaslain mukaiset muut oikeudet, kuten tiedonsaantioikeudet ja itsemääräämisoikeudet
Asiakkaiden oikeuksien toteutumisessa noudatetaan potilaan asemasta ja oikeuksista annettua laki, erityisesti lain 5 §:ää jonka mukaan asiakkaalla on oikeus saada tietoa erilaisista hoito- ja jatkohoitovaihtoehdoista kuten asiakkaan valinnanvapauteen tai julkisesti järjestetyn hoidon suorahankintoihin liittyvistä kysymyksistä, sekä erityisesti potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 6 §:n eli potilaan itsemääräämisoikeuteen liittyvissä kysymyksissä. Viitatun 6 §:n nojalla potilaalla on oikeus tulla hoidetuksi yhteisymmärryksessä hänen kanssaan. Jos potilas kieltäytyy jostain tietystä hoitotoimenpiteestä, on potilasta hoidettava muulla lääketieteellisesti hyväksyttävällä tavalla.
Yrityksessä ei käytetä erillisiä rajoitustoimenpiteitä. Mikäli rajoitustoimenpiteitä olisi käytössä, niistä tehtäisiin erilliset lain edellyttämät päätökset ja etukäteiset suunnitelmat sekä merkinnät myös tähän omavalvontasuunnitelmaan erillisen "rajoitustoimenpiteet" otsikon alle. Rajoitustoimenpiteiden on lähtökohtaisesti perustuttava lakiin ja ne ovat aina viimesijainen keino. Lisätietoa Valviran rajoitustoimenpiteet -sivulla.
Lastensuojelu
Terveydenhuollon ammattihenkilöiden velvollisuudesta tehdä lastensuojeluilmoitus noudatetaan sitä, mitä lastensuojelulain 25 §:ssä on säädetty. Terveydenhuollon ammattihenkilöllä on lakiin perustuva velvollisuus lastensuojeluilmoituksen tekemiseen hyvinvointialueelle, mutta ilmoitus voidaan tehdä myös lastensuojelulain 25 a §:n nojalla yhdessä lapsen tai hänen vanhempansa kanssa.
Terveydenhuollon ammattihenkilöillä ei ole oikeutta pidättäytyä lastensuojeluilmoituksen tekemisestä, milloin he ovat tehtävässään saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantavat olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää mahdollista lastensuojelun tarpeen selvittämistä.
Lastensuojeluilmoituksen tarkoituksena on aina lasta koskevan tuen tarpeen selvittäminen.
Asiakkaan oikeus osallisuuteen
Asiakasosallisuudella tarkoitetaan henkilöiden, asiakkaiden ja asiakasryhmien mahdollisuutta vaikuttaa ja osallistua palvelujen suunnitteluun, kehittämiseen ja arviointiin. Asiakkaita voivat olla sekä todelliset että mahdolliset asiakkaat, jotka muodostavat palvelunantajan asiakaskunnan.
Asiakkaan osallisuudella omassa palvelussa tarkoitetaan palveluja käyttävän henkilön oikeutta tulla kuulluksi ja sopia palveluistaan yhteisymmärryksessä ammattihenkilöstön kanssa.
Yrityksessä noudatetaan soveltuvin osin ja osana julkisesti tilattuja sote-palveluja THL:n suosituksia asiakasosallisuudesta palvelujärjestelmässä.
Hoitoon pääsy
Yritys ylläpitää mahdollisuuksien mukaan julkisesti verkossa tietoa yrityksen asiakaspaikkatilanteesta omilla nettisivuillaan ja palvelee asiakkaitaan ilman aiheetonta viivytystä. Mikäli asiakkaalle ei kyetä tarjoamaan hoitoa kohtuullisessa määräajassa, tästä kerrotaan hoitoon hakeutuvalle asiakkaalle aina erikseen. Asiakkaat pääsevät hoitoon sopimalla hoidon aloituksesta suoraan terapeutin kanssa joko sähköpostin välityksellä tai puhelimitse.
Terapiasuhteen aloitus
Terapiasuhteen alussa asiakkaasta vastuussa oleva terapeutti kartoittaa asiakkaan tarpeet ja kuntoutuksen tavoitteet, sekä sopii pitkäaikaiseksi tarkoitetun asiakkaan kanssa erillisen terapiasuunnitelman yksityiskohdista. Asiakkaan kanssa laadittava terapiasuunnitelma perustuu erilliseen asiakkaan kuntoutus- ja hoitosuunnitelmaan, mikäli sellainen on saatavilla. Terapiasuunnitelma uudistetaan kunkin kuntoutusjakson alussa tai kerran vuodessa.
Epäasiallisen kohteluun puuttuminen ja potilasasiavastaava
Mikäli asiakas tulee epäasiallisesti kohdelluksi, voi asiakas olla suoraan puhelimitse tai kirjeitse yhteydessä yrityksen kohdassa 1.2 mainittuun palvelun vastuuhenkilöön epäasiallisen kohtelun oikaisemiseksi. Vastuuhenkilö kirjaa asiakkaalta saadun ilmoituksen muistutuksena ja varmistaa ilmoituksessa kerrottujen epäkohtien poistumisen. Potilaalla on myös oikeus saada alueen potilasasiavastaavalta lisätietoja potilaan oikeuksistaan.
Yrityksen vastaanottotilan seinällä, verkkosivuilla ja tässä omavalvontasuunnitelmassa on potilas- ja sosiaaliasiavastaavista kertova tiedote, josta asiakas saa tarvittaessa lisätietoja potilaan oikeuksistaan. Myös yrityksen henkilökuntaa on koulutettu potilaan oikeuksista.
Sekä yrityksien että julkisen terveydenhuollon asiakkaita neuvotaan hyvinvointialueen potilas- ja sosiaaliasiavastaavien neuvonnasta, jonka aukioloajat ja yhteystiedot ohessa:
Helsingin sosiaali- ja potilasasiavastaavat
PL 6060, 00099 Helsingin kaupunki
Suojattua sähköpostia voi lähettää osoitteesta https://securemail.hel.fi sähköpostiosoitteeseen: sotepe.potilasasiavastaava@hel.fi
Puhelinneuvonta ma - to klo 9:00 - 11:00
Palvelunumero 09 310 43355
Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen sosiaali- ja potiasasiavastaavat
Clarissa Kinnunen ja Satu Laaksonen
sosiaali-ja potilasasiavastaava@vakehyva.fi, ethän lähetä suojaamatona sähköpostia!
Puh. 09 419 10230
Puhelinaika ma - ti 12:00 - 15:00 ja ke - to 9:00 - 11:00
Itä-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja potilasasiavastaavat
Hanna Collan, puh. 0405142535 tai Anette Karlsson, puh. 0405142535 (poissa 4.8.24 asti)
puhelinaika ma ja to 9:00 - 13:00
hanna.collan@itauusimaa.fi / anette.Karlsson@itauusimaa.fi
Asiakkaiden itsemääräämisoikeutta kunnioitetaan täysimääräisesti, eikä asiakkaan itsemääräämisoikeutta rajoittavia toimenpiteitä käytetä. Mikäli rajoittamistoimenpiteitä joudutaan käyttämään, muutetaan tätä omavalvontasuunnitelmaa.
Kuntoutus on vapaaehtoista ja potilaalla on aina mahdollisuus kieltäytyä hänelle tarjottavista terapiatoimenpiteistä. Menestyksekäs kuntoutuminen edellyttää tyypillisesti asiakkaalta myös omaa aktiivisuutta ja motivaatiota kuntoutumisensa tukemiseksi, johon pyritään pääsemään asiakkaan motivoinnilla, ohjauksella ja harjoituksilla. Yrityksellä ei ole erillisiä asiakkaan itsemääräämisoikeuden vahvistamiseksi laadittuja ohjeita tai suunnitelmia. Asiakkaiden tyytyväisyyttä seurataan säännöllisesti kysymällä heidän tyytyväisyydestään yrityksen tarjoamaan palveluun. Asiakkailla on myös aina mahdollisuus antaa palautetta oma-aloitteisesti joko suullisesti, kirjallisesti tai yrityksen nettisivujen yhteydenottolomakkeen kautta.
2.4. Muistutusten käsittely
• Asiakkailla tai näiden laillisella edustajalla on potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 3 luvun 10 §:n nojalla oikeus tehdä hoidostaan tai kohtelustaan vapaamuotoinen muistutus yrityksen vastuuhenkilölle. Myös potilaan omaisella tai läheisellä on joissain tilanteissa oikeus tehdä muistutus.
• Yrityksen vastuuhenkilö käsittelee potilaan antamat muistutukset ja varmistaa epäkohtien korjaamisen viipymättä. Saadusta muistutuksesta ja sen perusteella tehdyistä hoitoon liittyvistä ratkaisuista tehdään merkintä muistutuksen antaneen potilaan potilasasiakirjoihin.
• Muistutukset ja niiden perusteella tehdyt toiminnan oikaisuun liittyvät toimet käsitellään soveltuvin osin yrityksen henkilöstön kuukausitapaamisessa ja niiden pohjalta tehdään tarpeelliset muutokset yrityksen toimintaprosesseihin tai tähän omavalvontasuunnitelmaan.
2.5. Henkilöstö
• Yrityksessä työskentelee yrittäjä, jolla on seuraavat sosiaali- ja terveydenhuollon pätevyydet:
psykoterapeutti
puheterapeutti
sosionomi
• Yrityksen lukuun työskentelevät itsenäisinä ammatinharjoittajina seuraavat alihankkijat, jotka eivät kuulu yrityksen henkilökuntaan:
5 puheterapeuttia
• Yrityksessä ei käytetä vuokratyövoimaa.
• Yrityksen sijaisuustarpeet pyritään täyttämään ensisijaisesti sisäisin järjestelyin. Kelan vaativassa lääkinnällisessä kuntoutuksessa ja ostopalveluissa sijaisen on täytettävä samat tilaajan asettamat sopimuksista ilmenevät edellytykset kuin vakituisellekin henkilöstölle asetetaan.
• Terveydenhuollon ammattihenkilöiden ammattioikeudet tarkistetaan ennen palkkaamispäätöstä Valviran Terhikki-rekisterin (JulkiTerhikki) avulla. Rekrytoinnissa voidaan tarpeen mukaan aina tarkistaa myös työntekijän taustat mahdollisten työssä suoritettujen rikosten varalle Valviran ammattihenkilörekisteristä ammattihenkilölain 24 b §:n nojalla.
• Alihankkijoiden riittävä koulutus, osaaminen, ammattitaito ja kielitaito varmistetaan työnantajan henkilökohtaisesti suorittamalla haastattelulla sekä alihankkijalta saatujen suosittelijoiden avulla.
• Alihankkijoiden osaamista ja työskentelyn asianmukaisuutta seurataan potilasasiakirjojen, hoidon edistymisen ja kuntoutujien sekä yhteistyökumppaneiden antamaa palautetta seuraten. Potilasturvallisuutta vaarantaviin epäkohtiin puututaan viipymättä ja muut epäkohdat oikaistaan ja käsitellään henkilöstön kesken yhteisesti.
• Lasten ja ikääntyvien parissa työskentelevä on velvollinen esittämään ennen palkkauspäätöstään oikeusrekisterikeskuksen alle 6 kk ikäisen rikostaustaotteen. 1.1.2025 alkaen rikostaustaote vaaditaan myös vammaisten parissa työskenteleviltä työntekijöiltä.
Henkilöstön perehdytys
Yrityksen vastuuhenkilö perehdyttää uudet alihankkijat potilasasiakirjojen kirjaamiseen.
Alihankkijat huolehtivat omasta täydennyskouluttautumisestaan itsenäisesti. Suoritetut täydennyskoulutukset päivitetään säännöllisin väliajoin yrityksen nettisivuille.
Ensiapuvalmius
Yrityksen henkilöstö huolehtii ensiapuvalmiudestaan pitämällä yllä vähintään EA1- koulutuksen taitotason. Yrityksen toimitiloissa on käytettävissä yleisimmät tarvittavat ensiapuvälineet.
2.6. Asiakas- ja potilastyöhön osallistuvan henkilöstön riittävyyden seuranta
• Kuntoutuspalvelut ovat tyypillisesti kasvokkain yhden terapeutin antamia terveyspalveluita, jotka eivät tyypillisesti toteudu lainkaan, jos terapeutti tai asiakas puuttuvat. Yrityksen terapeutit työskentelevät ja varaavat hoitoaikoja pääosin omatoimisesti, mutta asiakkaiden hoitoon pääsyä ja kuntoutuksen toteutumista seurataan. Yritys tiedottaa vapautuvista asiakaspaikoista esimerkiksi verkkosivuillaan.
• Henkilöstön määrää suhteessa asiakkaisiin seurataan siten, että yksittäisen terapeutin työkuorma ei muodostu liian kuormittavaksi ja että kuntoutumisella on aina olemassa onnistumisen edellytykset.
• Kuntoutusalalla erityisiä lakiin perustuvia henkilöstömitoituksia ei ole. Mikäli palvelun tilaajat, kuten Kela tai hyvinvointialueet, esittävät henkilöstön määrää tai laatua koskevia vaatimuksia, niitä noudatetaan.
2.7. Monialainen yhteistyö ja palvelun koordinointi
• Yhteistyö hyvinvointialueen ja muiden terveydenhuollon tai sosiaalihuollon toimijoiden kanssa järjestetään sopimuksen mukaisella tavalla ja tarpeellisella määrällä hoitoneuvotteluja. Tämän lisäksi monialaista yhteistyötä voidaan tehdä esimerkiksi asiakkaan kotikäyntien / arkiympäristökäyntien yhteydessä tai erillisillä verkostokäynneillä, sekä myös puhelimitse ja suojatulla sähköpostilla.
2.8. Toimitilat ja välineet
Kuvaus potilasturvallisuuden kannalta kriittisten tilojen suunnittelusta sekä tilojen soveltuvuudesta käyttötarkoitukseensa
Tämän toimintayksikön omavalvontasuunnitelma kattaa seuraavat fyysisesti palvelupisteet:
• Turkhaudantie 5, 00700 Helsinki, 20 m2, liikehuoneisto joka on terveydenhuollon käyttöön soveltuva huomioiden tilojen ilmanvaihto, äänieristys ja siivous- ja terapiavälineiden säilytys.
Tilojen esteettömyys
Yrityksen toimitilat järjestetään asiakaskunnan tarpeiden edellyttämällä tavalla esteettömiksi siten, että kaikkia yrityksen asiakkaita voidaan kohtuullisesti palvella.
Toimitilarakennusten on täytettävä rakennusluvan aikana voimassa olleet esteettömyysvaatimukset.
Pelastussuunnitelma
Pelastuslain 15 §:n mukaan rakennukseen, joka on poistumisturvallisuuden tai pelastustoiminnan kannalta tavanomaista vaativampi tai jossa henkilö- tai paloturvallisuudelle aiheutuvan vaaran tai vahinkojen voidaan arvioida olevan vakavat, on laadittava pelastussuunnitelma. Pelastussuunnitelman laatimisesta vastaa rakennuksen tai kohteen haltija. Yrityksen henkilökunta on perehdytetty pelastussuunnitelmaan suunnitelman edellyttämällä tavalla.
Kuvaus tilojen järjestämisestä, kulunvalvonnasta sekä murto- ja palosuojauksesta
Tilat on suojattu lukituksella ja kulunvalvonnalla. Potilasasiakirjat säilytetään ainoastaan digitaalisessa muodossa, joten niitä ei tarvitse palosuojata.
Kuvaus siivoukseen, jätehuoltoon ja ongelmajätteiden käsittelyyn liittyvistä menettelyistä
Tilat siivotaan tarvittaessa. Jätehuolto on järjestetty kunnallisen jätehuollon kautta. Kuntoutusyritysten toiminnassa ei tyypillisesti synny erityisen vaarallisia jätteitä. Mikäli vaarallista jätettä kuitenkin syntyy, kerätään ne erikseen merkittyyn vaarallisen jätteen astiaan, esimerkiksi tartuntavaarallisten jätteiden astiaan. Käytetyt hoitohygieniaan liittyvät kertakäyttövälineet hävitetään asianmukaisesti.
Käytettävien välineiden huolto ja perehdytys
Palvelukohtainen vastuuhenkilö vastaa toimialueellansa käytettävien välineiden asianmukaisesta huollosta ja niitä käyttävän henkilöstön perehdyttämisestä laitteiden käyttöön.
2.9. Lääkinnälliset laitteet, tietojärjestelmät ja teknologian käyttö
Potilastietojärjestelmät
Käytössä oleva potilastietojärjestelmä täyttää asiakastietolain (laki 703/2023) vaatimukset ja se löytyy Valviran tietojärjestelmärekisteristä. Mahdollisen uuden järjestelmän löytyminen tietojärjestelmärekisterista tarkistetaan vastuuhenkilön toimesta ennen järjestelmän käyttöönottoa. Potilastietojärjestelmä on liitetty Kanta- palveluiden potilastietovarantoon, mikä tarkoittaa sitä, että yrityksen asiakkaiden potilastiedot kirjataan Kanta-palveluihin. Asiakas voi Omakanta-palvelusta määritellä luovutetaanko tietoja Kanta-palveluiden kautta sähköisesti muille sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajille hoidon tarpeen niin edellyttäessä.
Henkilöstön kouluttaminen ja ohjeistus potilastietojärjestelmien käyttöön
Henkilöstö opastetaan potilastietojärjestelmän käyttöön perehdytyksen yhteydessä. Henkilöstöllä on pakollinen vuotuinen täydennyskoulutuskiintiö jota seurataan ja toteutetaan erillisen tietoturvasuunnitelman mukaisesti.
Ostopalvelutilanteet
Yrityksen tuottaessa palvelua toiselle alihankintana, ostopalveluna tai palvelusetelinä (kuten hyvinvointialueelle tai alihankintana työterveyshuollon palveluntuottajalle) laaditaan henkilötietojen käsittelysopimus toimeksiantajan kanssa ja pidetään potilasrekisteriä erillisen toimeksiantajan lukuun siten, etteivät potilastiedot sekoitu yrityksen oman potilasrekisterinpidon kanssa. Ostopalvelutilanteissa potilastiedot viedään Kantaan joko toimeksiantajan toimesta erikseen tai itse, mikäli toimeksiantaja on antanut erillisen ostopalvelun valtuutuksen Kantaan.
Alihankkijat perehdytetään potilastietojärjestelmän käyttöön ja avataan alihankkijalle tunnukset. Alihankkijoiden kanssa sovitaan myös henkilötietojen käsittelystä toisen lukuun. Mikäli rekisterinpitäjä on muu kuin yritys, kuten esimerkiksi hyvinvointialue asiakastietolain 13 §:n nojalla, huomioidaan tämä alihankintasopimuksissa.
Mahdolliset potilasrekisteriä koskeva tietopyynnöt ja tietoturvaloukkausepäilyt ohjataan viipymättä kulloisenkin rekisterinpitäjän ratkaistavaksi. Omaan rekisterinpitoon kuuluvissa asioissa tietopyynnöt ja tietoturvaloukkaukset käsitellään, ratkaistaan ja kirjataan itse.
Tietojärjestelmiin kohdistuvista vakavissa häiriöistä ilmoitetaan järjestelmätoimittajalle tai Valviralle erillisen tietoturvasuunnitelman kirjauksen mukaisesti. Muissa häiriötilanteissa toimitaan erillisen tietoturvasuunnitelman mukaisesti.
Etävastaanotto tai etäterapia
Etäpalveluita käytetään tietoturvallisella tavalla siten, että asiakas on luotettavasti tunnistettavissa. Ennen kasvokkain alkaneen terapian siirtämistä etäterapiaksi varmistutaan kuntoutuja-asiakkaan tietoteknisistä edellytyksistä suoriutua terapiasta myös etänä, joko asiakkaan tai palveluntuottajan laitteilla, kuten tabletilla, tietokoneella tai puhelimella.
Lääkinnällisten laitteiden seurantajärjestelmä
Yrityksellä on käytössään lääkinnällisistä laitteista annetun lain (719/2021) sekä eräistä EU-direktiiveissä säädetyistä lääkinnällisistä laitteista annetun lain (629/2010) 24 §:n edellyttämän ammattimaisen käytön seurantajärjestelmä. Seurantajärjestelmässä käytetään Kuntoutusyrittäjät ry:n mallilomaketta.
Yleinen kuvaus palveluyksikön käytössä olevista lääkinnällisistä laitteista
Palveluyksikössä käytetään kaupallisia kuntoutusvälineitä, jotka ovat aina CE-merkittyjä. Kuntoutuksessa saatetaan käyttää myös omavalmisteena tehtyjä kuntoutuksen apuvälineitä, kuten kommunikoinnin apuvälineitä tai muita harjoitusvälineitä, joilta ei edellytetä CE-merkintää.
Henkilöstöllä on velvollisuus keskeyttää vaaralliseksi havaittujen laitteiden käyttö välittömästi sekä ilmoittaa yrityksen vastuuhenkilölle tällaisista havainnoista viipymättä, jotta havaittu ongelma voidaan korjata tai muu ongelma välineistössä oikaista.
2.10. Lääkehoitosuunnitelma
• Yrityksessä ei järjestetä lääkehoitoa, eikä käsitellä lääkkeitä, joten erillistä lääkehoitosuunnitelmaa ei ole.
2.11. Asiakas- ja potilastietojen käsittely ja tietosuoja
Vastuu asiakastietojen käsittelyn ohjeistamisesta
Asiakastietolain 7 §:n mukainen palveluyksikön asiakastietojen käsittelystä ja siihen liittyvästä ohjeistuksesta vastaava johtaja on yllä kohdassa 1.2 kuvattu toiminnasta vastaava palvelukohtainen vastuuhenkilö.
Potilaan yksityisyyden suoja ja potilastietojen luovuttaminen
Jo pelkkä tieto terveydenhuollon asiakkuudesta on lain mukaan salassa pidettävä potilassalaisuuden suojaama tieto. Yrityksen asiakas- ja potilasrekisteri on salainen sekä tarpeellisin toimenpitein suojattu sekä teknisesti että organisatorisesti.
Mahdolliset virheelliset asiakastietokirjaukset korjataan aina viipymättä riippumatta siitä, miten tieto virheellisestä merkinnästä on tullut ilmi. Potilaan yksityisyyden suojaa tai muita oikeuksia ja vapauksia vakavasti vaarantavista tietoturvaloukkauksista kerrotaan aina EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti viipymättä potilaalle itselleen tai tämän lailliselle edustajalle, kuten edunvalvojalle tai huoltajalle.
Asiakastietoja luovutetaan eteenpäin vain lakiin perustuvasta syystä, asiakkaan erillisellä suullisella tai kirjallisella suostumuksella tai potilaan Kanta-arkistoon antaman tietojen luovutusluvan perusteella. Suullisesta tietojen luovutussuostumuksesta tehdään aina erillinen merkintä asiakasasiakirjoihin.
Kanta-arkistoon liittyneellä palveluntuottajalla on velvollisuus kirjata kaikki rakenteisesti kirjatut potilasasiakirjamerkinnät valtakunnalliseen potilastiedon arkistoon (Kantaan). Asiakas voi halutessaan kieltää tietojen edelleen luovuttamisen Kanta-palveluiden kautta, mutta Kantaan kirjaaminen on aina Kanta-palveluihin liittyneen palveluntuottajan lakisääteinen velvollisuus.
Lakiin perustuvissa ostopalveluissa, kuten hyvinvointialueiden tai näiden yhteistyöelinten sekä Helsingin kaupungin tilaamien sote-palveluiden osalta rekisterinpitäjä on lakisääteisesti palvelut tilannut taho. Rekisterinpitovastuun kuuluessa ostopalveluissa tilaajalle, ei asiakkaalla ole erillistä mahdollisuutta kieltää tai sallia asiakastietojen palauttamista tilaajalle.
Kelan kuntoutuspalveluiden ja Kelan kuntoutuspsykoterapian osalta palveluntuottaja on aina itsenäinen potilas- ja asiakastietojen rekisterinpitäjä, eikä tietoja luovuteta eteenpäin lähettävälle tai muulle taholle ilman potilaan suostumusta tai lakiin perustuvaa syytä. Kelan kuntoutuksen osalta lakiin perustuva syy voi olla kuitenkin esimerkiksi Kelan esittämä Kelan kuntoutuslakiin perustuva pyyntö saada tietoja kuntoutuksen edistymisestä, jos tiedolla voi olla vaikutusta etuuspäätöksen käsittelyyn.
Asiakasasiakirjojen käsittely yrityksen sisällä
Asiakasasiakirjojen kuten potilasasiakirjojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (703/2023). Yrityksessä noudatetaan myös Kanta-arkiston toimintamalleja. Yrityksen tietoturvaa ja tietosuojaa on suunniteltu täsmällisemmin erillisessä lakisääteisessä tietoturvasuunnitelmassa, joka ei ole julkinen asiakirja.
Henkilöstö käy säännöllisesti, vähintään kerran vuodessa tietoturvan ja tietosuojan kertaus- ja täydennyskoulutuksen joko sisäisesti toteutettuna tai ulkoisesti esimerkiksi Kanta extranetin verkkokoulutuksina tai ulkopuolisen toimijan järjestämänä verkko- tai läsnäkoulutuksena.
Henkilöstö perehdytetään potilasasiakirjojen käsittelyyn erillisen tietoturvasuunnitelman mukaisesti.
Yrityksen tietosuojavastaavana toimii:
Marjo Valtonen
marjovaltonen@outlook.com
0405360534
Yrityksellä on käytössä sähköinen potilastietojärjestelmä ja yritys on liittynyt Kanta- palveluiden potilastiedon arkistoon. Lisätietojen osalta yrityksen asiakkaiden käytettävissä on aina EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tietosuojaseloste.
2.12. Säännöllisesti kerättävän ja muun palautteen huomioiminen
Palautteen kerääminen ja muistutukset
Asiakkailta saadusta palautteesta viimeisen 12 kk aikana tehdyt muutokset kirjataan tämän otsikon alle. Asiakkailta kerätään palautetta aina kuntoutusjakson päättyessä. Tähän omavalvontasuunnitelman osioon kirjataan miten ja millä välineillä palautetta on kerätty, sekä mihin toimenpiteisiin palautteen johdosta on viimeisen 12 kk aikana ryhdytty.
Asiakaspalautetta kerätään aina vähintään jakson päättyessä joko suullisesti tai kirjallisesti. Asiakkaita tiedotetaan jatkuvasta mahdollisuudesta antaa palautetta myös nimettömästi nettisivujen yhteydenottolomakkeen kautta. Tähän mennessä saadut palautteet eivät ole antaneet aihetta muutosten tekemiseen.
Terveydenhuollon asiakkailla on aina oikeus tehdä potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 3 luvun mukainen muistutus. Toimintayksikön on käsiteltävä muistutus asianmukaisesti ja siihen on annettava kirjallinen vastaus kohtuullisessa ajassa muistutuksen tekemisestä. Vastaus on perusteltava asian laadun edellyttämällä tavalla.
Muistutuksen tekeminen ei rajoita asiakkaan oikeutta tehdä saamastaan palvelusta kantelua valvovalle viranomaiselle, eli aluehallintovirastolle tai Valviralle.
3. Omavalvonnan riskienhallinta
3.1 Palveluyksikön riskienhallinnan vastuut, riskien tunnistaminen ja arvioiminen
Palveluntuottajan ja henkilökunnan ilmoitusvelvollisuus
Tämän omavalvontasuunnitelman kattamalla henkilöstöllä on velvollisuus ilmoittaa työssään havaitsemistaan epäkohdista ja asiakkaille vaarallisista tilanteista tai käytännöistä sekä muusta havaitsemastaan lainvastaisuudesta tai asiakkaan oikeuksien toteutumatta jäämisestä viipymättä vastuuhenkilölle, jotta mahdolliset ongelmat voidaan ratkaista tai niiden synty ehkäistä.
Vastaavasti palveluyksiköllä on velvollisuus ilmoittaa palvelunjärjestäjälle (hyvinvointialue tai Helsingin kaupunki) ja valvontaviranomaiselle (aluehallintovirasto tai Valvira) palveluntuottajan omassa tai tämän alihankkijan toiminnassa ilmenneet asiakas- ja potilasturvallisuutta olennaisesti vaarantavat epäkohdat sekä asiakas- ja potilasturvallisuutta vakavasti vaarantaneet tapahtumat, vahingot tai vaaratilanteet sekä muut sellaiset puutteet, joita palveluntuottaja ei ole kyennyt tai ei kykene korjaamaan omavalvonnallisin toimin. Ilmoitusvelvollisuutta ei ole, mikäli palveluntuottaja kykenee omatoimisesti korjaamaan puutteet tai uhkaavat puutteet itsenäisesti omilla toimillaan.
Henkilöstöllä on myös sote-valvontalain 29 §:n nojalla oikeus ilmoittaa havaitsemistaan puutteista valvovalle viranomaiselle (aluehallintovirastot tai Valvira) jos yritys ei ilmoituksen saatuaan korjaa epäkohtaa tai epäkohdan uhkaa viipymättä.
Sote-valvontalain mukaisesta ilmoitusoikeudesta ja ilmoitusvelvollisuudesta on tehtävä merkinnät tähän omavalvontasuunnitelmaan ja henkilökunta on perehdytettävä näistä oikeuksista ja velvollisuuksista.
Toiminta poikkeus ja häiriötilanteissa sekä toimintaohjeet näihin tilanteisiin
Väkivaltatilanteet
Yritys pyrkii ehkäisemään väkivaltatilanteita ohjaamalla tai kouluttamalla henkilöstöä tunnistamaan potentiaaliset väkivaltauhkatilanteet mahdollisimman aikaisin etukäteen. Yrityksen toimintatapaan ei kuulu väkivalta missään muodossa. Tilanteen rauhoittamiseksi käytetään aina muita keinoja. Asiakkaiden tai henkilöstön turvallisuuden niin edellyttäessä yrityksen henkilöstö on velvollinen kutsumaan paikalle poliisin ratkaisemaan väkivallan uhkan tai selvittämään jo tapahtunutta väkivaltaa.
Tapaturmatilanteet
Yrityksellä on erillinen potilasvakuutuslain mukainen potilasvakuutus, joka kattaa hoitotilanteissa tapahtuneet tapaturmat. Edellytyksenä on, että tapaturma tapahtuu kuntoutustilanteen yhteydessä.
Yritys huolehtii tapaturmariskien torjunnasta esimerkiksi talviaikana torjumalla liukkautta (esimerkiksi hiekoittamalla) yrityksen toimipisteelle saavuttaessa tai järjestämällä muulla tavoin asiakkaille turvalliset kulkuyhteydet yrityksen toimitiloihin.
Sähkökatkot ja muut poikkeukselliset tilanteet
Yrityksessä on asiakasturvallisuuden edellyttämät välineet ja henkilöstöllä taito niiden käyttöön sähkökatkotilanteessa. Yrityksellä on jatkuvan potilasturvallisuuden edellyttämä varasto kriittisiä tarvikkeita, jotta kuntoutus voidaan myös poikkeus- tai häiriötilanteessa toteuttaa asiakasturvallisella tavalla.
3.2. Riskienhallinnan keinot ja toiminnassa ilmenevien epäkohtien ja puutteiden käsittely
Kuvaus menettelystä, jolla epäkohdat korjataan
Epäkohtien korjaaminen on lähtökohtaisesti yrittäjän (vastuuhenkilön) itsensä vastuulla. Asiakas- ja potilasturvallisuutta heikentävät epäkohdat toiminnassa tai laitteistoissa korjataan välittömästi.
Alihankkijoiden toiminnassa havaituista epäkohdista pyydetään selvitys alihankkijalta sekä vaaditaan havaittuja puutteita korjattavaksi. Korjaustoimenpiteiden toteutumista valvotaan. Korjaavista toimenpiteistä tiedotetaan henkilöstölle yrityksen sisäisellä tiedotuskanavalla tai henkilöstön säännöllisissä kokouksissa.
Valvontaviranomaisen antama ohjaus ja päätökset
Palveluyksikön omavalvontasuunnitelmaa tehtäessä ja muutettaessa on otettava huomioon valvontaviranomaisten antama ohjaus ja päätökset. Tähän kohtaan kirjataan, mitä muutoksia viranomaisten antaman ohjauksen tai päätösten perusteella on tehty, jos ohjausta on saatu. Tätä suunnitelmaa laadittaessa viranomaisten antamaa ohjausta tai toimintaa koskevia päätöksiä ei ole ollut.
3.3 Riskienhallinnan seuranta, raportointi ja osaamisen varmistaminen
Kuntoutuksen tyypilliset riskit ja raportointi
Kuntoutuksen suurimmat riskit liittyvät tyypillisesti tavoitteiden saavuttamatta jäämiseen erinäisistä syistä. Itse hoidosta aiheutuvat riskit ovat usein vähäisiä, mutta eivät olemattomia. Riskejä sisältyy erityisesti mahdollisia allergisia reaktioita aiheuttavien aineiden/syötävien käsittelyyn sekä asiakkaiden kanssa että henkilökunnan näkökulmasta.
Yrityksen henkilökuntaa on ohjeistettu raportoimaan yrityksen vastuuhenkilölle, joka pitää kirjaa henkilöstön antamista kehitysehdotuksista ja tekee niitä vastaavat tarvittavat muutokset yrityksen sisäisiin ohjeisiin ja tähän omavalvontasuunnitelmaan.
Infektioiden torjuntasuunnitelma (tartuntatautilain 17 §)
Tartuntautilain 17 §:n mukaan terveydenhuollon palveluntuottajalla on oltava infektioiden torjuntasuunnitelma. Toimintayksikössä noudatetaan THL:n infektioiden torjuntaohjeiden tavanomaisia varotoimia. Tavanomaiset varotoimet ovat luettavissa THL:n sivulla. Sivun sisältö tallennetaan myös erillisenä PDF:nä tai tulosteena henkilöstön käytettäväksi siltä varalta, että verkkosivu ei ole toiminnassa.
Vaihtoehtoisesti infektioiden torjuntasuunnitelma kirjataan tähän tai tämän omavalvontasuunnitelman liitteeksi.
Läheltä piti -tilanteet ja muiden vaaratilanteiden käsittely
Yrityksessä kirjataan vaaratapahtumat ylös yrityksen potilastietojärjestelmästä löytyvään yhteiseen tilaan tai vaihtoehtoisesti yhteiseen vihkoon.
Vaaratapahtumiin ei kirjata potilaiden tai asiakkaiden henkilötietoja. Vaaratapahtumakirjaukset eivät korvaa asiakaskohtaisia potilas- ja asiakasasiakirjamerkintöjä. Edellisen kuukauden vaaratapahtumat käydään läpi yrityksen vastuuhenkilön tai tämän sijaisen johdolla aina seuraavan kuukauden henkilöstön kuukausipalaverissa, kuitenkin vähintään kerran neljässä kuukaudessa. Vaaratapahtumista tehdään tarvittavat täsmennykset ja lisäykset tähän omavalvontasuunnitelmaan
3.4 Ostopalvelut ja alihankinta
Ostopalvelutuottajien palvelutuotantoa valvotaan pääosin samoin keinoin kuin yrityksen omaakin tuotantoa: seuraamalla asiakkaiden kuntoutumisen kehittymistä, laadittuja potilasasiakirjoja sekä kysymällä asiakkaalta palautetta. Saatua tietoa täydennetään säännöllisellä alihankkijan kanssa käydyllä vuoropuhelulla näistä aiheista.
3.5 Valmius- ja jatkuvuudenhallinta
Palveluyksikön vastuuhenkilö vastaa palveluyksikön valmius- ja jatkuvuudenhallinnasta ja valmius- ja jatkuvuussuunnitelmasta.
4. Omavalvontasuunnitelman toimeenpano, julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen
4.1 Toimeenpano
Palveluyksikön omavalvonnan käytännön toteuttamisessa ja sen onnistumisessa asiakas- ja potilastyössä on oleellista henkilöstön sitoutuminen omavalvontaan sekä henkilöstön ymmärrys ja näkemys omavalvonnan merkityksestä, tarkoituksesta ja tavoitteista.
Henkilöstö koulutetaan yrityksen omavalvontasuunnitelman noudattamiseen keskittyen erityisesti henkilöille ja tietosuojalle mahdollisesti aiheutuviin riskeihin. Ajantasainen omavalvontasuunnitelma on yrityksen henkilöstön tiedossa ja saatavilla kaiken aikaa yrityksen kotisivuilta ja yrityksen sisäisestä tietoverkosta.
Omavalvontasuunnitelman muutokset tiedotetaan henkilöstölle säännöllisesti, vähintään kolme kertaa kalenterivuodessa. Omavalvontasuunnitelmaan tehtyjen muutosten vieminen yrityksen arkeen ja käytäntöihin varmistetaan vastuuhenkilön toimesta päivitysten sisäisen julkaisemisen ja lisäperehdyttämisen jälkeen pistokokein.
4.2. Julkaiseminen, toteutumisen seuranta ja päivittäminen
Omavalvontasuunnitelma on nähtävillä yrityksen verkkosivuilla sekä toimipisteen vastaanottotilassa. Suunnitelma on saatavilla sekä sähköisesti että paperitulosteena. Suunnitelmaan kirjataan viimeisin päiväys, jolloin suunnitelmaa on muutettu, jotta asiakkaiden saatavilla on aina suunnitelman uusin versio.
Yrityksen vastuuhenkilö varmistaa omavalvontasuunnitelman lisäämisen yrityksen verkkosivuille ja toimipisteeseen joko henkilökohtaisesti tai käyttämällä tarpeellista apua, kuten verkkosivujen ylläpitäjää. Omavalvontasuunnitelman havainnot ja päivitykset käsitellään kolme kertaa vuodessa yrityksen sisäisissä kokouksissa, joissa henkilökunta on joko kokonaan tai pääosin edustettuna.
Päivitetty 7.6.2024